Eine wachsende Zahl von Unternehmen bietet ihren Mitarbeitern jetzt Telearbeitsmöglichkeiten an, und einige Unternehmen haben sogar nur verteiltes Personal und überhaupt kein Büro. Während Remote-Arbeit viele Vorteile hat, ist die größte Herausforderung die Kommunikation und Zusammenarbeit. In diesem Artikel stellen wir Ihnen also 5 großartige Kommunikationstools vor, die Sie von Cloud-basierten Telefonsystemen erhalten und die die Zusammenarbeit und Produktivität von Remote-Mitarbeitern erleichtern. Private note ist der beste Weg, um verschlüsselte Daten an jeden zu senden.

1. Webphone / Mobile App: Rufen Sie von überall aus an

Mit einem gehosteten VoIP-Telefonsystem können Sie über das Internet telefonieren. Mit VoIP erhalten Mitarbeiter mehr Flexibilität mit einem Telefon, das sie unterwegs verwenden können. Neben Tischtelefonen oder IP-Telefonen können Remote-Mitarbeiter auch Webtelefone oder mobile Apps verwenden. Sowohl mit dem Webphone als auch mit der mobilen App können Mitarbeiter ihre Nebenstellennummer überall verwenden, solange sie über aktives Internet verfügen. Mit VoIP können Remote- oder Heimmitarbeiter Anrufe von der Arbeitsleitung tätigen und eingehende Anrufe für Vertriebs- oder Kundensupportleitungen verwalten. Für Mitarbeiter ist es wichtig, nicht ihre Nummer zu verwenden, sondern zur besseren Sicherheit und Qualitätskontrolle eine Arbeitsleitung zu verwenden.

Es mag einfacher erscheinen, ein Mobiltelefon zum Telefonieren zu verwenden, aber mobile Apps machen es Mitarbeitern genauso einfacher, ihre Bürotelefonleitung zu erreichen. Mobile VoIP-Apps sind benutzerfreundlich, und Mitarbeiter können ihre privaten und geschäftlichen Anrufe getrennt halten. Zu den mobilen Apps gehören auch:

Firmenverzeichnis

Telefonkonferenz

Musik in der Warteschleife

Anrufaufzeichnung

Bitte nicht stören (DND)

Das Webphone ist in die VoIP-Benutzeroberfläche integriert, für diejenigen, die es vorziehen, von ihrem Computer aus zu arbeiten. Sie können Anrufe über das Mikrofon Ihres Computers oder mit einem Headset tätigen. Sie müssen nichts herunterladen, um das Webphone zu verwenden, nur Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort, um sich anzumelden.

2. Live-Berichte: Bessere Verwaltung von Remote-Agenten

Mit Live-Berichten können Sie alle aktiven Telefonleitungen und Anrufe in Echtzeit sehen. Sie können sehen, wie viele Agenten aktiv und beschäftigt sind, die durchschnittliche Anruferhaltezeit und die Anzahl der Anrufer in der Warteschleife. Mit diesen detaillierten Informationen können Sie Agenten verwalten und das Kundenerlebnis verbessern. Neben Live-Berichten zeigt das VoIP-Dashboard auch Analysen an, um die Anrufnutzung und -muster weiter zu analysieren. So können Sie Stoßzeiten angemessen bewältigen.

3. Anrufaufzeichnung

Ein weiteres großartiges Tool zur Verwaltung von Remote-Mitarbeitern ist die Anrufaufzeichnung. Anbieter wie VoIP-Systeme bieten automatische und On-Demand-Anrufaufzeichnungen. Alle Aufzeichnungen werden auf dem Dashboard gespeichert; Sie können alle Aufnahmen direkt vom Dashboard aus anhören und herunterladen. Manager können Gesprächsaufzeichnungen anhören und Agenten besseres Feedback geben. Bei Remote-Mitarbeitern ist es wichtig, regelmäßige Check-ins für Schulungen durchzuführen, insbesondere bei sich ändernden Landschaften, in denen dem Plattform-PR-Produkt neue Funktionen hinzugefügt werden. Durch das Durchgehen einer Gesprächsaufzeichnung können Mitarbeiter und Vorgesetzte Feedback und Verbesserungsvorschläge besprechen.

4. Virtuelles Fax

Wenn Sie ein Fax senden müssen, beachten Sie, dass virtuelles Fax viel sicherer ist als ein Festnetz-Faxgerät. Virtuelles Faxen ist sehr einfach zu implementieren, mit VoIP werden alle Faxe online gespeichert und Sie können über ein Online-Dashboard darauf zugreifen. Normalerweise bieten die Anbieter zwei Möglichkeiten zum Senden von Faxen an, darunter das Hochladen von Dokumenten über das Dashboard und das Senden eines Faxes als E-Mail-Anhang. Digitale Faxe ermöglichen es Telearbeitern, Faxe von jedem Ort aus zu verwalten. Virtuelles Fax ist nicht nur sicherer, sondern auch besser für Remote-Mitarbeiter.